O Closed Caption pode ser extremamente útil em pelo menos três situações:
- Uma revolução para os telespectadores surdos;
- É de extrema utilidade um ambientes barulhentos como aeroportos e terminais rodoviários;
- Algumas pessoas o utilizam para aprender a ler ou aprender um novo idioma.
Alguns programas são legendados em tempo real. Ou seja, durante uma transmissão ao vivo ou eventos específicos, as legendas aparecem com apenas alguns segundos de atraso após a fala. Um estenógrafo ouve as falas e digita as palavras num programa de computador especial que adiciona as legendas ao sinal de televisão. O digitador deve ser extremamente rápido e preciso.
Nos programas gravados, costumam ser usados um programa de computador que reconhece a voz e transcreve o que foi dito. No entanto, frequentemente um editor tem que inserir algumas informações textuais adicionais, como barulho de palmas, vaias, etc...